Guide d'utilisation de la plateforme COPRELOG

🚀 1. Démarrer

1. Ouvrez coprelog.com sur votre téléphone, tablette ou ordinateur (Chrome conseillé). Sur téléphone, « Ajouter à l'écran d'accueil » crée une icône comme une application.
2. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe remis par l'administrateur. Cochez « Se souvenir de moi » uniquement sur votre appareil personnel.
3. À la première connexion, changez votre mot de passe : bouton 🔑 Mot de passe en haut (au moins 8 caractères, avec des lettres et des chiffres).
4. L'écran Fonctionnalités n'affiche que ce que votre profil peut utiliser. Le bouton ☰ Fonctionnalités ramène à ce menu.

👥 2. Profils et accès

Les accès des agents COPRELOG sont des cases à cocher sur chaque compte (« Gestion des agents ») : l'administrateur peut les adapter à chaque personne.

🚛 3. Superviseur — saisie des voyages

1. Ouvrez Saisie des voyages. La date et l'heure sont remplies automatiquement.
2. La Date de rattachement (journée) se remplit seule : une journée va de 10h30 au lendemain 10h30. Un voyage saisi la nuit, entre 00h00 et 10h29, compte pour la journée de la veille (ex. saisi le 02/11 à 03h00 → journée du 01/11). C'est cette date qui sert au nombre de voyages du jour, aux dépenses journalières et au chiffre d'affaires. La même journée d'exploitation est utilisée dans toutes les analyses (tableau de bord, rapports, carburant, classements, primes, historique, contrôles) ; les filtres « aujourd'hui » s'ouvrent sur la journée en cours, qui avant 10h30 est encore celle de la veille.
3. Vérifiez le Client : Conakry Terminal par défaut. Choisissez AMA GUINEE (ou un autre client) si le voyage est fait pour lui : la liste des trajets s'adapte au client.
4. Choisissez le camion (zone 🔎 pour filtrer) puis le trajet.
5. Le type de conteneur est sur 40 pieds par défaut ; changez-le si besoin (1x20 ou 2x20 pieds : deux numéros).
6. Numéro de conteneur : touchez 🔦 Flasher le conteneur, visez le numéro dans le cadre vert ; il se remplit tout seul. Vérifiez-le avant d'enregistrer (4 lettres + 7 chiffres).
7. Trajet aller-retour (ex. Kagbelen – Boucle Complète) : remplissez aussi le bloc ↩️ Retour.
8. Touchez ➕ Enregistrer le voyage.

⛽ 4. Gestionnaire carburant

1. Ouvrez Gestion du Carburant, choisissez le camion, la station et le nombre de litres.
2. Prenez deux photos obligatoires : le reçu et le tableau de la pompe (compteur visible).
3. Le kilométrage au compteur est facultatif, sauf pour les camions où la fiche camion exige « Saisie du KM obligatoire ». Une prise supérieure à la capacité du réservoir du camion demande une confirmation.
4. Validez. La charge est calculée à 12 000 GNF le litre.
5. Comme pour les voyages, la prise est rattachée automatiquement à sa journée d'exploitation (10h30 → lendemain 10h30) : une prise faite la nuit compte pour la journée de la veille (🌙). La date et l'heure réelles restent affichées.

💰 5. Responsable Financière — dépenses et paie

Saisir une dépense

1. Gestion des dépenses → ⬆️ Sortie de fonds (ou ⬇️ Entrée de fonds).
2. Choisissez 🏢 Frais généraux ou 🚚 Frais camions. Pour un frais camion, choisissez le camion.
3. Dépense prise en charge par : laissez « Automatique » — pour une maintenance (préventive, corrective, mise en route, pièces…), la plateforme applique l'option du camion ; sinon la dépense est payée par COPRELOG. Vous pouvez forcer « COPRELOG » ou « Propriétaire ».
4. Montant, mode de paiement (Orange Money : frais de retrait proposés automatiquement), bénéficiaire, photo du justificatif.

Dépense du jour, analyse et paie

• 📅 Dépense du jour : toutes les sorties d'une date, avec le détail des primes par camion et par trajet, puis une réconciliation globale : tableau par camion (prime calculée, prime payée, écart, frais Orange Money, total), tableau par trajet (tous les camions d'un même trajet regroupés) et contrôle que les deux donnent le même total décaissé — exportable en PDF et Excel.
• 📊 Analyse : trésorerie, top des postes, frais par camion, matrice mensuelle.
• Salariés et paie : bulletins générés chaque mois à partir des fiches, paiement groupé, fiches de paie PDF. Sur le bulletin d'un chauffeur, les primes journalières reçues dans le mois sont ajoutées en gain puis retenues du même montant (déjà versées) : la prime d'un camion est partagée à parts égales entre ses chauffeurs ; le net à payer ne change pas, mais le revenu total du mois apparaît.
• Actionnaires : fiche salarié de catégorie « Actionnaire » avec leur poste (Directeur Général, Directeur Général Adjoint…). La rente mensuelle est payée par chèque avec le bulletin et enregistrée en frais généraux « Rentes Actionnaires ».
• 🎁 Avantages versés à part (onglet Salariés) : crédit téléphonique, carburant… avec montant, périodicité (chaque semaine / chaque mois), jour de paiement et mode de paiement. Chaque échéance est enregistrée automatiquement en frais généraux, avec les frais Orange Money calculés selon le barème. Sur le bulletin, l'avantage apparaît en gain et en retenue du même montant (déjà payé).
• Journal de maintenance & contrôles : voir § 6 et § 11.

🔧 6. Maintenance et journal de maintenance

1. Maintenance camions : camion, date de début, type (préventive / corrective), montant, commentaire (travaux, pièces, garage) et photo de la facture.
2. Quand le camion est réparé : date de fin + case ✅ Je valide que le camion est opérationnel. Le camion est signalé « 🔧 en maintenance » partout jusqu'à cette validation.
3. Journal de maintenance & contrôles : choisissez un camion pour voir tout son historique (fiches de maintenance et dépenses de maintenance, coût, qui a payé, justificatifs, statut) et ses indicateurs (voyages, litres, L/voyage).
4. 📔 Journal de Bord (onglet de la Maintenance) : chronologie de chaque camion — voyages de la journée, prises de carburant (avec kilométrage), entrées et sorties de maintenance, dépenses rattachées — et événements de terrain à saisir (prise de service, incident, contrôle, relevé kilométrique, observation). Accessible à Hasmiou, Maladho, aux propriétaires (leurs camions) et aux administrateurs.

📑 Reporting Client — Conakry Terminal

1. Menu Reporting Client : la veille est proposée par défaut. Choisissez une autre journée, une période (Du / Au) et un trajet, ou gardez « Tous les trajets ».
2. Une fiche par trajet, au format « Fiche de suivi journalier – Transfert de conteneurs » de Conakry Terminal. Chaque voyage indique sa date d'opération (journée d'exploitation, de 10h30 au lendemain 10h30) et sa date et heure réelles de saisie. Les boucles Kagbelen ont les colonnes aller (TAC / PSK), retour (PSK / TAC), BC et BS.
3. Export PDF (A4 portrait, chaque trajet commence sur une nouvelle page, numéros de page) ou Export Excel (une feuille par trajet, prête à imprimer en portrait). Sur une période ou plusieurs trajets, une synthèse par date d'opération est ajoutée et chaque fiche a ses sous-totaux par jour.
4. À la fin de chaque trajet et de la synthèse, un cadre Signature et cachet est prévu pour le dernier agent COPRELOG du jour (nom repris automatiquement) et pour le représentant de Conakry Terminal. En PDF, ce cadre n’est jamais seul sur une page : s’il ne tient pas sous le tableau, les dernières lignes du tableau et le total passent avec lui sur la page suivante.

🚚 7. Propriétaire (sous-traitant)

• Tableau de bord et Rapport : uniquement vos camions — voyages, chiffre d'affaires, carburant, dépenses, résultat et classement de chacun de vos camions sur l'ensemble du parc COPRELOG.
• Rapport mensuel : votre décompte (CA, forfait équipe, frais de gestion COPRELOG, TVA, carburant et frais avancés par COPRELOG, solde à payer). Vous ne voyez que la commission COPRELOG, jamais celle d'un intermédiaire.
• Gestion des dépenses : enregistrez les dépenses que vous payez vous-même sur vos camions (pièces, réparations…), avec la photo de la facture. Elles ne sont pas déduites de votre solde, mais elles comptent dans votre résultat net et votre classement. Vous voyez aussi les dépenses enregistrées par COPRELOG sur vos camions (🔒 non modifiables).
• Journal de maintenance & contrôles : historique de maintenance et cas suspects de vos camions.
• Évolution du chiffre d'affaires : CA du jour, évolution du mois en cours et évolution globale de vos camions, avec graphes, seuils critiques et records.

⭐ 8. Actionnaire

Lecture du tableau de bord global (tous les camions et propriétaires, filtres par client, propriétaire, période), des rapports mensuels de tous les propriétaires (« ⭐ Tous les propriétaires », regroupement possible) du journal de maintenance & cas suspects et de l'évolution du chiffre d'affaires (CA du jour, mois en cours, évolution globale, seuils critiques et records). Aucune saisie.

🛡️ 9. Administrateur

Clients et trajets

• Gestion des trajets → bloc 🏢 Clients de COPRELOG : ajoutez un nouveau client, renommez-le, désactivez-le.
• Chaque trajet appartient à un client. Tarif unique, ou 📦 Tarifs par type de conteneur : prix client (facturé), prix propriétaire (chiffre d'affaires du camion) et commission partenaire. Les trajets AMA GUINEE ont été importés avec leurs tarifs.
• Primes journalières chauffeurs : par voyage ou par tranches ; prime de garage (camion en maintenance) : minimum garanti par jour de maintenance, la prime des voyages est retenue si elle est supérieure.

Camions

• Fiche camion : propriétaire (liste de référence), commissions, forfait équipe, redevance logiciel, frais GPS (295 000 GNF / mois par défaut, 0 pour SOCOF et OC), TVA, primes automatiques, capacité du réservoir (600 L par défaut, utilisée par les contrôles anti-fraude) et saisie du KM obligatoire au carburant (décochée par défaut).
• 🔧 Dépenses de maintenance prises en charge par COPRELOG : cochée pour COPRELOG et SAMB. Décochée : la maintenance est à la charge du propriétaire.
• 🅿️ Prime de garage prise en charge par COPRELOG : cochée pour COPRELOG, SAMB et CEOUDAY. Décochée : la prime « camion en panne » n'est pas calculée.

Comptes, référentiels et traçabilité

• Gestion des agents : profil (agent, propriétaire, actionnaire), accès par module, dont Journal de maintenance et contrôles. Réinitialiser un mot de passe ou désactiver un compte ferme ses sessions ouvertes.
• Tables de référence : types de dépense, modes de paiement, stations, types de maintenance, fonctions, postes et propriétaires. Renommer un propriétaire met à jour ses camions et son compte.
• Journal de maintenance & contrôles → 🕵️ Journal des actions : qui a créé, modifié ou supprimé quoi, quand et depuis quelle adresse, connexions et échecs de connexion.

🧮 10. Règles de calcul

🚨 11. Contrôles anti-fraude (cas suspects)

Onglet 🚨 Cas suspects du journal, et section « Camions en surconsommation » du tableau de bord. Niveaux : 🔴 élevé (à vérifier en priorité), 🟠 moyen, 🔵 information.

🔐 12. Sécurité — bonnes pratiques

• Ne partagez jamais votre mot de passe ; chaque action est enregistrée à votre nom.
• Après 5 essais de mot de passe erronés, la connexion est bloquée 15 minutes.
• Changer son mot de passe déconnecte les autres appareils.
• Sur un appareil partagé, ne cochez pas « Se souvenir de moi » et touchez Déconnexion en partant.
• Les photos (reçus, factures) ne sont visibles que par les comptes autorisés.

❓ 13. Questions fréquentes

Je ne trouve pas un camion ou un trajet

Vérifiez le client choisi (les trajets dépendent du client) et utilisez la zone 🔎. Un camion ou trajet désactivé n'est plus proposé : contactez l'administrateur.

Mon voyage est resté « En attente d'envoi »

Retrouvez du réseau puis touchez 🔄 Actualiser. S'il est refusé (doublon, numéro invalide), un message l'explique.

Le numéro de conteneur lu est faux

Corrigez-le à la main ; le champ devient vert quand le format est correct.

Une dépense du propriétaire a été enregistrée comme payée par COPRELOG

La Responsable Financière modifie la dépense et choisit « Propriétaire » dans « Dépense prise en charge par ». Le rapport mensuel se met à jour aussitôt.

J'ai oublié mon mot de passe

Demandez à un administrateur de le réinitialiser.